1.因為一般信函沒有第三人可以做證，對方可以推說未收到或不知情，但是存證信函則可以透過郵局幫你存證一份作為寄送的證明，如此便可以證明自己確實已經告知對方欲告知的事項﹝意思表示﹞，以後如有爭議或訴訟的時候，便可以當作證據。
2.存證信函最主要是要達成法律上『證據保存』、『告知』﹝一般告知、催告、解約等等﹞及防範未然的功用
（1）「證據保存」上的功能：
存證信函一定是採書面的方式，又載有發信人和收信人，與發信的時間，因此不會造成口說無憑的情形，將來如果為了某件事實有所爭議時，曾經發出的存證信函就是最好的呈堂供證。目前依據存證信函的證據功能，所能獲致法律上的效益，最顯著的有以下兩項：
A.證明曾為意思表示(或通知)：最常運用於解除契約、終止契約、意思表示撤銷、承認、抵銷等。
B.證明時效的遵守：時效的遵守與否，往往是影響法律關生效的要件。由於存證信函足以證明寄件人何時發信，何時收件，在時間上的證據力確定而不可動搖，這無論在請求權的消滅時效上或形成權的除斥期間上，「存證信函」都發揮出強大的證據功能。
（2）防患未然的功能：
在許多民、刑事案件在告上法庭之前，只要當事人懂得在恰當時機寄出存證信函，無論是通知、催告、或警示對方，經常會使一些稍具法律常識的人，知所收斂，不敢妄為，或使對方不再存僥倖之心，而主動與對方達成協議或和解，甚至於履行應盡的義務，如此一來，不須漫長的訴訟，自然能達到保障權益的效果！
