一、包含要寄的附件，正面朝上，訂在一起存證信函放最上面，訂在一起的接縫處都要蓋上印章。
二、交寄的存証信函，正本具有附件者，副本亦須具備，如無法製備者，應以照片或影本代替。
三、存證信函超過二張時，只須在第一張寄件人及收件人處書寫姓名及地址，並於寄件人姓名下蓋章，兩張用紙間並應加蓋騎縫章，寄件人有二人以上時，均須於騎縫處蓋章。
四、寄件人在存證信函上簽名或蓋章，擇一即可。
五、去郵局時記得也帶印章，免得文件寫錯或有漏蓋了章之類的事發生。
六、郵局承辦人員形式上會加以檢查審閱，確保三份文件是一樣的，無誤後蓋上他們的章，即受理幫你寄出雙掛號，正面寫收件人，背面寫寄件人。
七、郵局處理存證信函的費用一式三份一張的狀況下是50元，每多一張加收25元。如有附件每張25元，同樣應加蓋騎縫章。重量不超過20公克掛號費元，超重則依級距再加收費用。
八、存證信函如同時交寄件以上，其內容完全相同，僅收件人姓名、地址不同者，得作成總副本份，並將各收件人姓名、地址另紙聯記一併交與郵局。 除第件外，餘件按存証費減半收費。
九、「寄送收據」及「回執證明」須妥善保存：郵局掣給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都很重要，務必妥善保存，不可遺失。
