一、撰寫存證信函應使用標準國字，字跡並應工整，遇有金額時建議以國字大寫撰寫，以免筆誤。
二、內容文字有塗改增修者，應於備註欄內註明訂正／刪除／插入何字，並且要註明字數，訂正或刪除之文字須清晰可辨，在修改地方由寄件人簽章，每頁塗改增刪不得逾20個字。
三、存證信函應由寄件人製作成一式三份〈正本一份，副本二份〉，若收件人二人以上，依增加之人數，再增加副本，例如甲要發存證信函給乙和丙，則此時共要四份（寄件人甲、郵局、收件人乙和丙每人一份）。
四、存證信函內容務必將人、事、時、地、物及訴求幾個要件寫清楚，勿模糊不清。
五、寄件人需在第一張寄件人姓名下面蓋章（或簽名，若存證信函二張以上，建議寄件人蓋騎縫章，以防他人抽頁或竄改。完成存證信函書寫後，唯有交由郵局寄才算是存證信函，故寄件人只有透過郵局送達對方一途。
六、若有附件，限與存證信函有關之文件。
七、信內寄件人與收件人之住址必須與信封上的相同。
八、另需填寫回執聯，郵局的人會貼於信封外側，收件人簽名後，回寄給寄件人。
